|Políticas para el tratamiento de bases de datos personales

Introducción - propósito

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece los principios y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos de entidades tanto de carácter público como privado .

El numeral k) del artículo 17 y el numeral f) del artículo 18 de la mencionada ley, establecen como deber de los responsables y encargados del tratamiento de los datos, el adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

Es por esto que AmbientalMente S.A.S. como entidad de carácter privado, ha establecido y dispuesto su política de tratamiento de datos personales con el ánimo de darle cumplimiento legal y oportuno a esta ley.

Ámbito de aplicación

La política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de AmbientalMente S.A.S., o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales o en desarrollo de su objeto social que deban ser aplicadas a las demás Entidades que hacen parte de la sociedad a la cual pertenece, de alianzas comerciales, de convenios o eventos publicitarios, tanto de AmbientalMente S.A.S., como de sus operados .

En el primer caso, AmbientalMente S.A.S. actuará como Responsable , en los demás casos podrá tener la calidad de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba .

Así mismo, será aplicable cuando el tratamiento de los datos se efectúe en territorio Colombiano . Así como, cuando el responsable o el encargado del tratamiento no resida en Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales .
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales .
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento .
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables .
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio .
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular .
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos .
Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión .
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento .
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos .
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento .
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen .
Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal .
Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.
Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos .
Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones .
Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Principios

El tratamiento de bases de datos de AmbientalMente S.A.S. considera los principios consagrados en la ley 1581 de 2012 y son los siguientes :

Principio de máxima publicidad para titular universal: Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la Ley.
Principio de legalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales se fundamentará en lo establecido por la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales obedecerán a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular de los datos.
Principio de libertad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible . Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error .
Principio de transparencia: En la recolección, uso y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan .
Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y tratamiento de datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley y demás normas que la desarrollan . Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley .
Principio de seguridad: Los datos personales e información sujeta a tratamiento público, será objeto de protección y deberá manejarse con las medidas y recursos técnicos, humanos y administrativos que sean necesarios para brindar seguridad a los registros, así como con la adopción de herramientas tecnológicas de protección, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento .
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en la recolección, uso y tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso luego de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento .
Principio de facilitación: Los responsables del tratamiento deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo .
Principio de no discriminación: De acuerdo al cual el responsable del tratamiento de datos deberá entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias .
Principio de gratuidad: Según el cual, el acceso a la información es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información .
Principio de celeridad: Este principio busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa.

Derechos de los titulares

De acuerdo con lo dispuesto a la ley 1531 de 2012, AmbientalMente S.A.S. garantiza al titular de los datos lo siguiente :

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales . Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado .
Solicitar prueba de la autorización otorgada a AmbientalMente S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales .
Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio .
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen .
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales . La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución .
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento .

Políticas y procedimientos para consultas y reclamos

En cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la empresa AmbientalMente S.A.S ha implementado mecanismos para contar con autorización de cada uno de los titulares de la información que reposa en sus bases de datos y archivos físicos.

Los titulares de los datos podrán ejercer los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción mediante correo electrónico dirigido a comunicaciones@ambientalmente.com.co, indicando en el asunto el derecho a ejercer.

Consultas

Las consultas realizadas por el titular de los datos personales o sus causahabientes serán atendidas por AmbientalMente S.A.S., en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva solicitud , los cuales se podrán prorrogar por un término máximo cinco (5) días hábiles, debiendo AmbientalMente S.A.S. informar previamente al interesado.

Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de AmbientalMente S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo ante el área administrativa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AmbientalMente S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos adjuntos que se requieran.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo , el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, debiendo el área administrativa informar al interesado los motivos de la demora.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas . Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al área administrativa en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el titular debe tramitar inicialmente su reclamo con AmbientalMente S.A.S. a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.

Deberes de AmbientalMente S.A.S. con la protección de datos personales

AmbientalMente S.A.S. como responsable del tratamiento de bases de datos y siguiendo las pautas del departamento administrativo de la función pública deberá:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular .
Tramitar las consultas y reclamos formulados.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y para la atención de consultas y reclamos .
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Registrar en la base de datos respectiva, la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos .
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Recolección y manejo de datos personales por parte de AmbientalMente S.A.S.

La presente política será aplicable en los casos en los que AmbientalMente S.A.S. solicite el diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso .

A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a AmbientalMente S.A.S. para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales .

AmbientalMente S.A.S. podrá utilizar los datos personales del titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta de productos y servicios, y contactarlo para eventos y otras actividades.

En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, AmbientalMente S.A.S. le comunicará al titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.

Tratamiento, finalidad y vigencia de las bases de datos

La información y datos personales que reúnan las condiciones establecidas por la ley y las demás normas que la desarrollan, podrán suministrarse a las siguientes personas:

A los titulares o sus representantes legales.
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Grupos de Bases de Datos

AmbientalMente S.A.S. ha identificado los siguientes grupos de bases de datos:

Clientes.
Empleados.
Proveedores (Personas y empresas).

Los datos de los titulares contenidos en los grupos anteriores y que reposan en los archivos de información de AmbientalMente S.A.S. serán utilizados para los fines que tenga cada grupo . Son estos los que estipula la ley y serán tratados con responsabilidad siempre buscando el bienestar y la seguridad del titular y el de AmbientalMente S.A.S. .

Tratamiento de Datos Sensibles

Para los datos sensibles que son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, se prohíbe el tratamiento excepto cuando:

El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad . En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica . En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Niños, Niñas y Adolescentes (NNA)

En la recolección, uso y tratamiento de los datos personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Vigencia

Los datos serán conservados por un periodo acorde a la finalidad y el objetivo que tengan.

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AmbientalMente S.A.S. está altamente comprometida para cumplir con el compromiso de mantener su información segura .

Modificaciones y actualizaciones

AmbientalMente S.A.S., como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta .

Para estos efectos, el titular o su causahabiente y/o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud .

AmbientalMente S.A.S. habilitará los medios existentes en la Entidad encaminados a garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones administrado por el Grupo de Servicio al Ciudadano .

Solicitud de Supresión de Datos

Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar a AmbientalMente S.A.S. la supresión de sus datos personales mediante la presentación de un reclamo.

No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas.

Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los datos personales.

AmbientalMente S.A.S. garantiza los medios de comunicación para solicitud de supresión de datos, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones administrado por el Grupo de Servicio al Ciudadano.

Entrada de vigencia y modificación

La presente política iniciará su vigencia el día 21 de abril de 2017 y tendrá validez mientras AmbientalMente S.A.S. ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de AmbientalMente S.A.S. debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones.

Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha Entidad.

Información del contacto responsable

Nombre: AmbientalMente S.A.S.

Responsable del tratamiento: Valeria Tabares Mejia

Área: Administrativa

Teléfono: (+57) 316 4986364

Correo electrónico: administrativa@ambientalmente.com

Importante: AmbientalMente S.A.S. garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.